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校務研究提升校務治理績效──以弘光科大為例
文/蕭玉真
  弘光科技大學應用英語系副教授兼教學資源中心主任
  及校務研究辦公室執行秘書

巨量資料掀起生活、工作和思考方式的全面革新,且正在跨入教育體系的所有層面,透過校務研究(Institutional Research, IR),從創校48年累計數據中,了解學校現況與發現問題,並轉譯教育現場,擬定各項措施,解決現有問題,以提升學生學習成效及校務治理能力,是弘光科技大學從事IR的目標。

IR並非新的概念,1701年耶魯大學對蘇格蘭的大學進行組織管理結構研究,啟動第一項IR活動;1965年校務研究協會(Association for Institutional Research, AIR)在美國成立,目前擁有4,000多位會員,遍及世界各國大學,研究範圍涉及大學運作的所有面向;2004年日本國立大學法人化與第一週期認證評鑑同時實施後,IR相關活動便陸續展開;2015年臺灣教育部補助26所一般大學及24所科技校院試辦「提升大學校務專業管理能力計畫」;隨著高等教育大眾化、資訊發達與大學品保制度的推動,IR已成為教學改善及校務治理不可或缺的工具。

建置資料庫及組成研究團隊是從事IR首要工作

IR是透過資料的蒐集、分析、詮釋、報告,及全體教職員工行動,以促進機構決定與運作績效。IR所需要的資料庫相當多元,包括:(1)學校運作的管理數據,如學生、教職員、財務、課程、環境設備、學術研究等;(2)調查研究數據,如學生學習模式與習慣、生活行動、職涯方向、食物營養與安全、行政人員工作參與等;及(3)外部的數據,如畢業生流向調查、雇主滿意度調查及大學註冊率與排名等。

除了資料庫建置,從事IR,亦需有優質的校務研究團隊,掌握良好的校務議題,具備研究、統計分析及詮釋的能力。建置完整、正確有用的資料庫及擁有優秀的研究團隊與人力,知己知彼,才能獲得回饋。

弘光從事IR的作法

為完善IR機制,弘光科大啟動三項措施,包括:(1)設立校務研究專責單位,負責規劃、執行與傳播;(2)完成校內資料庫系統建置;及(3)發展良好的數據處理技術。說明如下:

● 設立校務研究辦公室(OIR)

校務研究辦公室(Office of Institutional Research, OIR)整合校內相關專業背景教職員及延攬校外專業人員組成專業團隊,包括熟稔校務可從事研究之人員(Institutional Research, IR)、系統建置、倉儲與管理人員(Information Technology, IT)和能將數據挖掘活化並有效分析利用的資料分析師(Data Technology, DT)等三類人員, 並於2014年10月31日成立,由校長擔任辦公室主任,置執行秘書一人,綜理辦公室事務,下設三組,各組工作職掌及組織架構如圖一,希望透過IR、IT和DT的緊密鏈結,達到校務效益(Institutional Effectiveness, IE)的績效,並擬訂OIR和其他部門之分工、隸屬關係與運作機制如圖二。

IR研究議題於2014-2015年由OIR辦公室主任或執行秘書研訂,2016年起,由學校提供經費予6個學院,各院自訂研究議題,OIR負責追蹤管考、彙整全校研究成果及撰寫研究成果報告。

● 完成校內資料庫系統建置

執行校務研究,需有完整的學生、教師、職員工、會計及總務等各項資料庫。為有效提升校務專業管理能力,弘光自2014年8月起由校長主持,定期及密集地召開會議,邀集行政及教學單位主管針對數十個資料庫進行盤點、整合與串連,成為校務整合資料庫,並由IT單位蒐集、彙整、倉儲與管理,OIR或其他單位有研究需求時,依流程向IT單位申請,截至2015年底,已完成2009至2015年學生學習歷程與成效資料庫(100項資料)、教師歷程檔案資料庫(84項)、職員工歷程檔案資料庫(21項資料)、會計業務歷程檔案資料庫及總務業務歷程檔案資料庫等,並持續進行建置中,列舉學生、教師及職員工資料庫項目提供參考,如表一、二、三。

● 發展良好的數據處理技術(DT)

為能將數據活化並有效分析和利用,弘光聘請擅長資料探勘與分析技術的專兼任資料數值分析人員3位,引進及發展各項數據處理技術,透過跨單位與跨領域人員共同討論與磨合,彙整及提出解決校內問題的措施,提供決策參考及健全IR之運作模式。

執行IR  降低休退率的成果及流程

為提升學生學習成效,弘光自2014年起從事多項IR議題分析,以下列舉「降低休退生比率」實例提供參考,執行成果及研究流程如下:

● 發現問題:2013學年學生休退率約占全校學生數10%

從校務自我評鑑資料中發現,2013年2月至2014年7月此三個學期中,弘光學生一學年之休退學學生比率約占總學生數之10%。

● 為什麼會發生:啟動校務研究,了解學生休退學原因

為了解學生休退學原因及學生休退後的學涯目標,校務研究辦公室從校務資料庫中調出休退生基本資料、休退生問卷分析(包括:性別、學制、休退學事由及休退後學涯目標),及休退生可能影響因素分析(包括:休退學每學期人數與比例、休退學學生與預警制度、休退學學生是否接受輔導及休退學學生是否貸款等)。校務探析發現:

1. 三個學期中休退生比例最高的,都發生在一年級學生。

2. 三個學期中,以2013學年第一學期休退生比例最高。

3. 三個學期的休退生預警比率均高於60%,表示休退生在學習績效本質上,扮演比較弱的角色。

4. 學生經輔導後休退學比率仍高,可見輔導工作有加強的必要。

5. 休退生中接受預警比率約為60%至76%;接受輔導比率約為50%至58%,可能學校預警及輔導機制做得不夠落實。

6. 學生貸款後,休退學比率仍約占20%至33%,如何協助學生克服此項問題,亦是學校該思考的方向。

● 可能發生甚麼:研提解決措施,設定降低10%休退率目標

從上述分析結果了解,為提升學生學習成效,完善各面向輔導機制是IR過程中必須面對與改善的問題。校務研究辦公室會議決議,請相關單位共同研訂降低休退生的解決方案,包括新訂及強化各項輔導機制。學校乃參考教育部針對休退生原因的分類,依經濟因素、志趣不合及學業成績等三面向,除強化原作法外,並新訂「購買工時安心向學計畫」、實施單科25人以上不及格科目補救教學、關懷休退生下一哩、休退期間啟動輔導機制、休退生返校進行座談會、成立轉復學生攜手社群、各系承認學生修讀外系學分、放寬學生重補修選課規定及放寬學生轉系等措施,希望照顧到每個學生的需求;並設定自2015學年起每年降低10%休退率的目標。

● 可能發生的最佳情況是甚麼:達成降低10%休退率目標

為貫徹績效責任制度,自2015學年起將各系所「降低學生休退率」執行成效納入系所經費分配指標。於執行一學年後,比較2013-2015三個學年第一學期相關資料,呈現休退生人數及比率逐年遞減的情形,2015學年第一學期休退生人數比2014學年減少148人(降低17.85%),比2013學年減少154人(降低18.44%),詳如表四,達成並超過既定目標。

盼各校發展適合自己的IR  提升校務治理績效

弘光科大自2014年8月1日啟動IR機制,已完成多項研究議題,並根據IR的發現,擬定改進措施或解決方案,有些議題成效已展現,有些尚待時間觀察或滾動修正,整體來說,已透過IR方式,達到校務專業管理的基礎目標。高等教育評鑑中心黃榮村董事長表示,高教存亡不是只有創新轉型的問題,大學也需有好的基礎設施及校務研究治理機制,臺灣校務研究專業協會亦已於2015年10月獲內政部同意申設。期待在教育部及協會的帶領下,臺灣各大學大步向前邁進,建立適合各校的IR制度並提升校務治理績效。

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