財團法人高等教育評鑑中心基金會  

 

美國印第安那大學校務研究辦公室運作案例分享
文/林靜慧
  亞洲大學幼兒教育系助理教授兼校務研究發展中心組長
 /簡瑋成
  靜宜大學教育研究所專案助理教授兼學生輔導組組長
  /許政行
  亞洲大學副校長兼校務研究發展中心主任

近年臺灣高等教育品質面臨嚴峻的考驗,學生學習成效備受社會質疑,學校效能又未能有效彰顯,促使高等教育改革興起。在這一波的改革風潮中,校務研究開始備受關注。校務研究(Institutional Research, IR)又可稱之為校院研究或機構研究,最早興起於美國1940至1950年代,主因為當時大學教育快速發展,州立大學紛紛設立,衍生出諸如學校行政、教學績效與學生學習品質等受到質疑的問題。

從直覺判斷轉為科學化決策模式

此一現象正如同現今臺灣大學校院過度擴張,又加以少子女化浪潮來襲所面臨之困境,而這樣的困境正需要科學化的研究,幫助學校策劃改善。故此,近年順勢而為,校務研究成為臺灣大學校院新興的課題。然而,過往臺灣大學校院因營運與管理方式主要由中央統籌規劃,學校沒有太多自主發展的空間,因此幾乎沒有校務研究之需求產生。但近年來隨著大學教育鬆綁、自主權擴增,學校也同時面對諸如財政、招生競爭以及績效責任等壓力,因而透過校務研究的實徵資料分析結果,以供學校各級主管決策參考,從過往直覺性的決策模式,轉化為以實徵證據為主的科學化決策模式,以保證學校教育品質與推動校務發展。

儘管目前校務研究成為臺灣高等教育的熱門課題,但過往包括相關實際運作與研究仍是付之闕如,本文藉由分享筆者參與美國印第安那大學(Indiana University, IU)校務研究辦公室運作之豐富經驗,希冀帶給臺灣校務研究另類的思維與啟發。

校務研究辦公室的功能

印第安那大學是由多所校區所組成的美國中西部州立大學系統,布魯明頓(Bloomington)校區創立於1820年,在卡內基高等教育分類(Carnegie Classification of Institutions of Higher Education)係屬州立研究型大學,另有八個校區,總學生人數達114,370人(大學部人數94,198人、研究生20,172人)。筆者就讀於印第安那大學,並於就讀期間在校務研究辦公室擔任Dr. Gary Pike的研究助理,協助校務資料分析及研究工作,包括校內教職員人力資源及設施配置、大學導覽與排名資料、高教綜合校務資料系統(Integrated Postsecondary Education Data System, IPEDS)之應用,與執行大學生學習經驗研究計畫等,以作為決策依據,提升校務行政效率及研究效能。

美國校務研究辦公室的設置係由於聯邦政府於1965年《高等教育法》(Higher Education Act Title IV, HEA)的頒訂,凡是接受聯邦政府學生獎助學金補助的高等教育機構,必須定期依照所要求的格式向國家教育統計中心(National Center for Education Statistics, NCES)上網填報。

值得注意的是,美國高等教育體制是分權制(decentralized),州立高等教育機構受州政府助學金的補助,因此校務研究辦公室的資訊大多透明且公開,然而私立大學則不受此限。

印第安那大學各校區皆設有校務研究辦公室,有的稱為校務研究與分析辦公室(Office of Institutional Research & Analysis),或校務研究計畫與評鑑辦公室(Office of Institutional Research, Planning and Assessment)、校務效能辦公室(Office of Institutional Effectiveness)等,儘管名稱不同,但本質上卻是扮演相似的功能,蒐集並分析校務資料(量化及質性),包括校內人力資源分配(薪資待遇及工作負荷分析)、校務行政經營及財務資訊、校務環境設施、校務計畫與資源管理、學生事務分析及就學補助等,佐以相關的統計方法,定期並系統化的科學分析,提供政策制定者及學校領導主管改進的具體建議,作為校務資源配置及預算分配的參考。

此外,校務研究辦公室另一個重要的功能即為對校內教職員提供立即性需求協助的服務,也就是協同各學院系所或教師的需求進行問卷調查或專題研究,產出高品質的校務研究成果,進一步回饋落實至行政教學單位,以提供改善。

以布魯明頓校區而言,學生人數達46,416人,包含大學部36,419人與研究生9,997人(資料截至2014秋季班入學),學校本身以研究、教學及多元化為發展目標。其校務研究辦公室(University Institutional Research and Reporting, UIRR)直屬於學術副校長辦公室,主要任務為統合印第安那大學各校區之校務管理系統,建立數據結構,每年各校區會定期彙報資料至總校區,而校務研究辦公室會針對學生入學招生註冊、學生休退狀況、畢業率及學位授予、獎助學金等提出校務制式報告書,以實證為資料,進一步對利害關係人,包括學校決策者、董事會及州議會政府加以說明分析,以提供後續校務推動執行改進的參考。

以實證為資料的校務制式報告書

報告書所提報的內容有四類,如下所述:

● 出版社所需填報關於大學導覽與排名的一般數據

包含學校一般的基本資訊、註冊及休退學、大一新生錄取率、轉學生人數比例、學系運作概況及政策、學生生活、年度財務預算開銷、獎助學金、教師授課及班級大小,以及學位授予等統計資訊。

● 聯邦政府規定所需揭露的消費者統計年度資料

包含了校園犯罪率統計數據、體育優異運動員招生機會的均等、畢業率等。

● 州政府印第安那高等教育委員會

需提報以學生為單位的數據檔案資料(unitrecord data files),例如學生修業的學分數、學位授予、獎助學金資料。

● 高教綜合校務資料系統

這是由美國聯邦教育部隸屬的NCES所架構的高等教育資料庫,資料皆為公開性質,蒐集以校級為單位的資料,每年約有7,500間學校上網填報此系統。IPEDS是以問卷設計的方式提供高等教育機構填報校務基本資料的管理系統,藉以蒐集所有以提供大學教育為主的高等教育機構之資料。系統的填報內容以校務層級資料為主,重要的變數包括學校性質與特色(institutional characteristics)、學生入學申請過程及錄取率(admissions)、學年畢業人數(degree completions)、秋季班註冊人數(fall enrollment)、學年度註冊人數(12-month enrollment)、財務(finances)、期限內畢業率I(graduation rates),期限內畢業率II(200% graduation rates)、學生獎助學金及貸款(student financial aid)、學校人力資源(human resources)、學校圖書館資源(academic libraries)等。IPEDS每年度所要求的資料繁簡不一,其計算方式及規定有時會做調整更動,讀者可自行前往其官網參閱(https://nces.ed.gov/ipeds/)。

值得一提的是,當大學定期上網填報校務資料時,NCES亦會同時撰寫基本資料回饋報告給學校,這份回饋報告除了彙集自我及外部對學校的評價外,亦包括與同儕及標竿學校(comparison groups)的參照比較及系統化客觀分析,使填報的學校得以了解自己目前的校務狀況,以利後續策略的調整。此外,聯邦科技審查小組(IPEDS Technical Review Panel)亦提供了與方法論相關及變數定義的註解以供參考。

目標明確的發展方向

整體而言,印第安那大學布魯明頓校區校務研究辦公室主要目標如下:

● 發展校務研究能量及提供研究支持

對於校務的運作管理與策略計畫,能提供決策者充分的資訊,例如例行性的校務現況與變化之實徵資料項目,包括學生事務與學習成效、教職員工事務、課程設計與授課狀況、行政管理結構與績效、財務管理與節能設施、校園學習機能與環境及校務資源應用等。除了系統化的客觀分析其優劣勢之外,並進一步與同儕或標竿學校作比較。

● 協同其他校務研究辦公室,提升校務研究的品質及資料的有效運用

布魯明頓校區的校務研究辦公室必須同時協同各分校的校務辦公室的專業人員,有效地蒐集、彙整、倉儲、更新校務資料,以實徵資料為基礎,進行校務研究,促使校務資訊系統的發展及資料的有效使用,訂定學校未來發展的標竿及政策。

在美國,高等教育機構本身的學校定位及目標相當重要,這影響著校務研究辦公室的運作及發展,同時校務研究辦公室常需要跨單位(包括行政與教學)的合作與溝通,因此,辦公室的團隊人員背景相當多元,人員之基本專業知識與技能需包含高等教育與學生事務管理、電腦程式設計、統計分析、問卷設計、數據管理、資訊傳達、測驗評量原理、良好的溝通表達能力,以及人際協調能力。

多元的校務研究資料呈現方式

針對不同屬性的需求及計畫報告屬性,印第安那大學校務研究辦公室對於校務研究資料的呈現亦十分多元,包含如下述:

1.年度校務統計報告(Digest of institutional statistics):定期更新學校目前狀況與變化,提供學生、家長及社會大眾作為參考。

2.數據文摘(Fact book):將學校校務基本資訊公諸於社會大眾,增進大眾對學校的了解。

3.評量與調查結果摘要:與參與者分享,並向學校相關人員做口頭報告及討論改進策略。

4.專題研究報告:此部分會與相關領域的研究人員進行合作,參與研討會共同發表,或以論文方式投稿到適當期刊,發揮學術研究貢獻、教育與知識交流的功能。

5.呈報評鑑機構、政府單位所需統計資料。

6.建置與維護校務資訊網站,將所得資訊倉儲於網站上,提供學校主管、師生及社會大眾查詢使用。

校務研究相關協會及專業倫理

全世界皆設有校務研究協會,包括澳洲、加拿大、歐洲、中東非、菲律賓、波多黎各、東南亞及南非,而最具規模且歷史最久遠的莫過於美國的校務研究協會(Association for Institutional Research, AIR)。除此之外,由於美國幅員廣大,迄今還有25個州層級(State/Local Affiliated Organizations, AOs)的校務研究協會,例如印第安那校務研究協會(Indiana Association for Institutional Research, INAIR);針對地域上的差異,也有11個區域性的校務研究協會,如南方校務研究協會(Southern Association for Institutional Research, SAIR),另外有8個校務研究協會並無依附任何地緣關係(Non-Geographic AOs),如中國海外校務研究協會(OverseasChinese Association for Institutional Research, OCAIR)。這些協會都是獨立於AIR之外而運作,並體現以實徵為本的價值,共享資料的使用,以促進改善高等教育品質。

值得一提的是,由於校務研究工作者會頻繁接觸到學校校務數據或是敏感性資料,例如教師與學生的個資,美國的AIR亦同時規範了身為校務研究人員的專業及學術倫理,包含專業能力的展現、客觀的執行力、資料的保密性、社群組織的關係,以及對於組織成員的關係。整體而言,校務研究工作者除了對自身專業能力應有所認識,亦有責任去發展此一領域的專業知識、技能及表現,並持續追求成長進步。此外,對於校務資料的分析與校務報告及政策分析的撰寫,須以客觀科學化的態度進行,由於校務研究工作人員時常接觸與使用校務資料,對於資料報告書的正確性及保密性,更是應該審慎以對,並遵守所屬工作場域所要求的學術倫理規範。

他山之石 可以攻玉

從上述印第安那大學的校務研究可以得知,有規劃的建置校務研究辦公室、系統化的編組與任務分配、科學化的資料分析,以及研究資料報告有效回饋於學校各相關單位,將可確實達成研究分析結果改善校務發展之初衷。而且在這樣的過程中,仍需確保資料分析的專業倫理。未來臺灣發展校務研究的過程中,亦可參酌印第安那大學的相關作為,以收「他山之石,可以攻玉」之效。

◎參考文獻

Association for Institutional Research. (2015). Data and decisions for higher education. Retrieved from http://admin.airweb.org/pages/default.aspx

Indiana University. (2015). Indiana University: University institutional research and reporting. Retrieved from https://www.iu.edu/~uirr/

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